X
Używamy plików cookies, by ułatwić korzystanie z naszego serwisu. Jeśli nie chcesz, aby pliki cookies były zapisywane na Twoim dysku,
zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej na temat naszej polityki prywatności znajdziesz tutaj.

www.ubezpieczenie.com.pl

Poradnik ZUS: Gdzie szukać dokumentów do emerytury, renty lub kapitału początkowego?

Zanim osoba rozpocznie poszukiwania brakujących dokumentów niezbędnych do przyznania emerytury lub renty powinna wiedzieć jakie dokumenty potwierdzają okresy zatrudnienia a jakie wysokość wynagrodzenia.

Dokumentami potwierdzającymi okresy zatrudnienia są pisemne zaświadczenia pracodawców, świadectwa pracy lub legitymacje ubezpieczeniowe zawierające wpisy o okresach zatrudnienia (data rozpoczęcia i zakończenia pracy, rodzaj wykonywanej pracy i jej wymiar, pieczątka zakładu pracy oraz podpis i pieczątka służbowa pracodawcy lub upoważnionego pracownika) oraz orzeczenia sądu.

Do potwierdzenia okresów zatrudnienia mogą służyć również dowody pośrednie, jak legitymacja służbowa, umowa o pracę, wpisy w dowodach osobistych, a także pisma kierowane przez zakład pracy do pracownika w okresie zatrudnienia, jak np. pisma o powołaniu, mianowaniu, angażowaniu, zwolnieniu o ile na ich podstawie można ustalić okresy zatrudnienia.  

W przypadku niemożności udowodnienia okresów zatrudnienia pisemnymi dowodami w niektórych przypadkach mogą być przedłożone zeznania świadków.

Natomiast dokumentem potwierdzającym wysokość wynagrodzeń jest zaświadczenie wystawione przez pracodawcę na druku Rp-7 lub legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca wpisy o okresach zatrudnienia i osiąganych w tym czasie wynagrodzeniach.

W przypadku braku zaświadczenia lub legitymacji ubezpieczeniowej wysokość wynagrodzenia może być potwierdzona innymi wiarygodnymi dokumentami jak umowa o pracę lub angaże.

Gdy po przeanalizowaniu domowego archiwum okaże się, że jednak brakuje kilku dokumentów wówczas nie pozostaje nic innego jak rozpocząć poszukiwania byłych zakładów pracy w celu uzyskania zaświadczeń potwierdzających okresy zatrudnienia i wysokość osiąganych dochodów. Pierwszym krokiem w tym kierunku jest ustalenie dokładnej nazwy zakładu pracy i jego adres oraz miejsca w określonej strukturze organizacyjnej.

Dane te można ustalić na podstawie zaświadczeń wystawionych przez zakład pracy, legitymacji ubezpieczeniowej i innych dokumentów wydanych przez pracodawcę. Mając takie dane można rozpocząć poszukiwania. Problem znika, gdy zakład pracy istnieje i posiada dokumentację. O wiele trudniej jest, gdy zakład pracy już nie istnieje.
   
Wówczas oddziały ZUS na podstawie dokumentacji własnej potwierdzają okresy podlegania ubezpieczeniu społecznemu oraz okresy opłacania składek na to ubezpieczenie i wysokość podstawy wymiaru składek jedynie w stosunku do osób prowadzących działalność na własny rachunek oraz osób z nimi współpracujących, a także osób pozostających w stosunku pracy, jeżeli dokonywane były imienne zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego oraz imienne rozliczenia składek na to ubezpieczenie.

Natomiast do osób w stosunku do których dokonywane były imienne zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego, a rozliczanie składek miało charakter bezimienny oddziały ZUS wystawiają jedynie zaświadczenia potwierdzające okresy podlegania ubezpieczeniu społecznemu.

Dotyczy to np. osób wykonujących prace na podstawie umów zlecenia zawartych ze zleceniodawcą innym niż uspołeczniony zakład pracy zatrudniającym do 20 osób wykonujących umowy oraz osób z nimi współpracujących.

Jeżeli zakład pracy został zlikwidowany, a było to przedsiębiorstwo państwowe były pracownik powinien zwrócić się o wydanie odpowiednich dokumentów do następcy zlikwidowanego zakładu.
Następcami mogą być np. przedsiębiorstwa państwowe powstałe w wyniku zmian organizacyjnych, spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa państwowego i przejęły majątek oraz akta zlikwidowanego lub przekształconego przedsiębiorstwa.

W razie braku następcy należy zwrócić się do organu założycielskiego albo nadrzędnego swojego byłego pracodawcy, którym najczęściej był wojewoda lub właściwy minister.

W przypadku zlikwidowanych spółdzielni likwidator przekazuje uporządkowaną dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął związkowi rewizyjnemu, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeśli takiego związku nie ma lub w razie jego likwidacji Krajowej Radzie Spółdzielczej z siedzibą w Warszawie.

Natomiast zlikwidowane spółki prawa cywilnego i handlowego, czyli firmy prywatne zobowiązane są zabezpieczyć we własnym zakresie dokumentację pracowniczą i inną niearchiwalną. Niektóre z nich przekazują ją na dalsze, odpłatne przechowywanie firmom zajmującym się przechowalnictwem akt.

Niekiedy dokumentację pracowniczą przechowują byli właściciele danej firmy. Pewne wskazówki dotyczące miejsc przechowywania dokumentacji można uzyskać za pośrednictwem wydziałów rejestrowych właściwych terytorialnie sądów lub urzędów administracji państwowej.

W jednostkach terenowych ZUS oraz na stronach internetowych Zakładu dostępny jest wykaz zlikwidowanych i przekształconych zakładów pracy zawierający informacje o miejscu przechowywania dokumentacji osobowo – płacowej pracowników tych zakładów.

Zawiera on informacje o wszystkich przechowywanych w archiwach państwowych aktach osobowo – płacowych zlikwidowanych zakładów pracy. W związku z tym, jeżeli osoba poszukująca nie znajdzie informacji na temat miejsca przechowywania dokumentacji swojej firmy nie musi szukać jej w tych archiwach.