Jak uzyskać akt zgonu i co trzeba o nim wiedzieć?

Akt zgonu jest oficjalnym dokumentem niezbędnym do załatwienia wielu formalności związanych z samym pogrzebem, a także ze spadkiem czy ubezpieczeniem. Wystawianiem tego ważnego zaświadczenia zajmują się odpowiednie organy państwowe. Przeczytaj i dowiedz się, jak uzyskać akt zgonu, czy istnieje konieczność wnoszenia opłat za dokument i kto może odebrać takie pismo.

Czym jest akt zgonu?

Akt zgonu to dokument w formie papierowej lub elektronicznej, który potwierdza fakt śmierci danej osoby. Jest wystawiany przez Urząd Stanu Cywilnego. Zasady dotyczące m.in. formułowania jego treści i wnoszenia opłat za jego uzyskanie określają Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity — Dz.U. z 2018 r. poz. 2224 z późn. zm.), Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity — Dz.U. z 2019 r. poz. 1000 z późn. zm.) oraz Konwencja nr 16 Międzynarodowej Komisji Stanu Cywilnego sporządzona w Wiedniu 8 września 1976 r. dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów aktów stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. nr 166 poz. 1735).
Wyróżnia się:

• odpis zupełny aktu zgonu — zawiera więcej informacji niż odpis skrócony. Opisuje wszystkie informacje zamieszczone w dokumencie w momencie jego sporządzenia wraz z treścią później wprowadzonych zmian;
• odpis skrócony aktu zgonu — odzwierciedla jedynie aktualne informacje;
• wielojęzyczny odpis skrócony aktu zgonu — przydaje się przy załatwianiu formalności za granicą i nie wymaga tłumaczenia. Jest dostępny tylko w tradycyjnej formie papierowej.

W praktyce do załatwiania formalności związanych z pogrzebem, ubezpieczeniem czy spadkiem najczęściej wykorzystuje się skrócony odpis aktu zgonu.

Co zawiera skrócony akt zgonu?

Skrócony akt zgonu zawiera informacje dotyczące zmarłego oraz okoliczności śmierci. Określa m.in.:

• dane osobowe zmarłego (imię, nazwisko, datę i miejsce urodzenia, stan cywilny);
• datę i godzinę zgonu;
• miejsce zgonu (szpital, dom, inne oraz nazwa miejscowości);
• okoliczności znalezienia zwłok (data, miejsce i godzina);
• dane rodziców osoby zmarłej;
• informacje o odpisie (zgodność aktu skróconego z odpisem zupełnym, miejsce i datę sporządzenia, fakt wniesienia opłaty skarbowej).

Jakie dokumenty są niezbędne do odebrania aktu zgonu?

Jeśli ubiegasz się o wydanie aktu współmałżonka, rodzeństwa lub wstępnego czy zstępnego, nie musisz przygotowywać zaświadczeń potwierdzających cel Twojego działania. W przeciwnym razie, jeśli zmarły nie był bliską Ci osobą, masz obowiązek udokumentować swój interes prawny.
Ponadto możesz potrzebować również:

• informacji o zmarłym — jego daty urodzenia, imienia, nazwiska, daty i miejsca zgonu;
• oznaczenia oryginalnego aktu;
• danych urzędu, który zarejestrował fakt śmierci danej osoby i sporządził oryginalny aktu zgonu;
• potwierdzenia wniesienia opłaty;
• dokumentu tożsamości;
• pełnomocnictwa i dowodu opłaty za pełnomocnictwo.

Gdzie można odebrać akt zgonu?

Wniosek o wydanie aktu zgonu można złożyć osobiście we właściwym urzędzie lub za pośrednictwem odpowiedniej strony internetowej. Formularz o wydanie dokumentu potwierdzającego fakt śmierci danej osoby da się też przesłać listownie.

Odpis aktu zgonu przez internet

Aby uzyskać akt zgonu przez internet, musisz wejść na odpowiednią rządową stronę internetową, zalogować się profilem zaufanym lub e-dowodem, wypełnić wniosek i wnieść opłatę przelewem. Odpis możesz wtedy odebrać osobiście w urzędzie, otrzymać pocztą na wskazany adres zamieszkania lub na skrzynkę pocztową Gov (ePUAP) w formacie XML lub PDF.

Odpis aktu zgonu w urzędzie

Jeśli zamierzasz ubiegać się o akt zgonu osobiście, udaj się do wybranego urzędu stanu cywilnego z odpowiednimi dokumentami. Na miejscu zapłać za wystawienie dokumentu i złóż wniosek. Podczas wizyty zostaniesz poproszony o przedstawienie dokumentu tożsamości.

Odpis aktu zgonu listownie

Do uzyskania dokumentu za pośrednictwem poczty musisz najpierw wydrukować i wypełnić wniosek o odpis aktu zgonu. Znajdziesz go na stronie internetowej urzędu stanu cywilnego. Następnie musisz uregulować opłatę za wydanie dokumentu. Na koniec pozostaje przesłać wniosek wraz z załącznikami na adres dowolnego urzędu stanu cywilnego w Polsce. W tym wypadku wniosek odbierzesz osobiście, mailowo lub listownie.

Jak długo czeka się na akt zgonu?

Czas oczekiwania na akt zgonu zależy od aktualnego statusu aktu zgonu. Jeśli znajduje się on w elektronicznym centralnym rejestrze stanu cywilnego, dokument dostaniesz w ciągu 7 dni kalendarzowych od chwili złożenia wniosku. Jeśli urząd stanu cywilnego nie dysponuje aktem w formie elektronicznej, ale ma go w formie papierowej, na zaświadczenie zaczekasz maksymalnie do 7 dni roboczych. Z kolei gdy urząd nie ma formy papierowej aktu, ani ten dokument nie został przeniesiony do rejestru, uzyskasz go w ciągu 10 dni roboczych.

Kto ma prawo odebrać akt zgonu?

Możliwość odebrania aktu zgonu mają ściśle określone osoby. Prawo do uzyskania dokumentu osoby zmarłej przysługuje:

• jej małżonkowi;
• rodzeństwu;
• zstępnym (dzieciom, wnukom, prawnukom);
• wstępnym (rodzicom, dziadkom, pradziadkom);
• przedstawicielom ustawowym bądź opiekunom;
• organom sądowym i administracji publicznej;
• organizacjom społecznym, które wykażą odpowiedni cel statutowy i przemawiający za tym cel społeczny.

Wniosek o wydanie aktu zgonu może też złożyć pełnomocnik. Musi on mieć jednak odpowiedni dokument potwierdzający zdolność do podejmowania czynności prawnych w czyimś imieniu. Ponadto powinien dysponować dowodem wniesienia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo.

Warto wiedzieć! Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego może odmówić wydania aktu zgonu. W takiej sytuacji masz prawo odwołać się od uzyskanej decyzji w ciągu 14 dni. Odwołanie należy złożyć do wojewody, któremu podlega dany Urząd Stanu Cywilnego.

Ile płaci się za akt zgonu?

Po zarejestrowaniu zgonu w urzędzie stanu cywilnego (USC), zazwyczaj dostaje się bezpłatnie jeden odpis skrócony aktu. Aby odebrać każde kolejne zaświadczenie, trzeba wnieść odpowiednią opłatę. Jej wysokość zależy od rodzaju dokumentu.
Odpis skróconego aktu zgonu kosztuje 22 zł (również ten wielojęzyczny), a odpis zupełny aktu stanu cywilnego — 33 zł. Przy korzystaniu z pomocy pełnomocnika należy dodatkowo doliczyć opłatę wynoszącą 17 zł za pełnomocnictwo. Ponadto przy regulowaniu należności online trzeba się liczyć z dodatkowym wydatkiem w wysokości 0,59 zł dla operatora płatności.

Warto wiedzieć! W niektórych sytuacjach jest możliwe uzyskanie aktu zgonu bezpłatnie. Takie przypadki precyzyjnie określa ustawa o opłacie skarbowej.

W jakich sytuacjach jest niezbędny akt zgonu?

Aktu zgonu potwierdza fakt śmierci danej osoby. O przedstawienie takiego dokumentu możesz zostać poproszony:

• przed pochówkiem w zakładzie pogrzebowym;
• w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (gdy ubiegasz się o zasiłek pogrzebowy, rentę po zmarłym);
• w miejscu pracy zmarłego (jeśli masz możliwość otrzymania odprawy pośmiertnej);
• w Twoim zakładzie pracy (gdy ubiegasz się o urlop okolicznościowy);
• u notariusza lub w sądzie w celu uregulowania kwestii spadkowych;
• u dostawców mediów (jeśli chcesz rozwiązać lub przepisać np. umowy telekomunikacyjne lub abonamentowe zmarłego);
• w firmie ubezpieczeniowej (gdy osoba zmarła miała wykupioną polisę na życie, ubezpieczenie OC lub ubezpieczenie mieszkania).

Jak uzyskać akt zgonu i co trzeba o nim wiedzieć — podsumowanie

• Akt zgonu to dokument papierowy lub elektroniczny wystawiany przez Urząd Stanu Cywilnego po zgonie danej osoby. Podaje najważniejsze informacje o zmarłym i okolicznościach jego śmierci.
• Wyróżnia się akt zgonu zupełny, skrócony i wielojęzyczny. Ten ostatni można uzyskać tylko w wersji papierowej.
• Wniosek o wydanie aktu zgonu można złożyć w urzędzie, listownie lub przez internet.
• Prawo do odebrania aktu zgonu mają bliskie osoby zmarłego, a także organy państwowe i administracyjne mające w tym uzasadniony interes prawny.
• Za uzyskanie skróconego odpisu aktu zgonu trzeba zapłacić 22 zł, a zupełnego — 33 zł.

Źródło