Gdy po przeanalizowaniu domowego archiwum okaże się, że jednak brakuje kilku dokumentów wówczas nie pozostaje nic innego jak rozpocząć poszukiwania byłych zakładów pracy w celu uzyskania zaświadczeń potwierdzających okresy zatrudnienia i wysokość osiąganych dochodów.
Pierwszym krokiem w tym kierunku jest ustalenie dokładnej nazwy zakładu pracy i jego adres oraz miejsca w określonej strukturze organizacyjnej.
Dane te można ustalić na podstawie zaświadczeń wystawionych przez zakład pracy, legitymacji ubezpieczeniowej i innych dokumentów wydanych przez pracodawcę. Mając takie dane można rozpocząć poszukiwania.
Problem znika, gdy zakład pracy istnieje i posiada dokumentację. O wiele trudniej jest, gdy zakład pracy już nie istnieje.
Wówczas oddziały ZUS na podstawie dokumentacji własnej potwierdzają okresy podlegania ubezpieczeniu społecznemu oraz okresy opłacania składek na to ubezpieczenie i wysokość podstawy wymiaru składek jedynie w stosunku do osób prowadzących działalność na własny rachunek oraz osób z nimi współpracujących, a także osób pozostających w stosunku pracy, jeżeli dokonywane były imienne zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego oraz imienne rozliczenia składek na to ubezpieczenie.
Natomiast do osób w stosunku do których dokonywane były imienne zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego, a rozliczanie składek miało charakter bezimienny
oddziały ZUS wystawiają jedynie zaświadczenia potwierdzające okresy podlegania ubezpieczeniu społecznemu.
Dotyczy to np. osób wykonujących prace na podstawie umów zlecenia zawartych ze zleceniodawcą innym niż uspołeczniony zakład pracy zatrudniającym do 20 osób wykonujących umowy oraz osób z nimi współpracujących.
Jeżeli zakład pracy został zlikwidowany, a było to przedsiębiorstwo państwowe były pracownik powinien zwrócić się o wydanie odpowiednich dokumentów do następcy zlikwidowanego zakładu.