Poradnik ZUS: Okresy przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych

Wszyscy przedsiębiorcy sporządzający i przekazujący do ZUS dokumenty dla celów ubezpieczenia społecznego powinni przechowywać kopie tych formularzy. O tym jak długo należy trzymać u siebie te dokumenty piszemy w dzisiejszym poradniku.

Zgodnie z ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity – Dz. U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.) wszyscy płatnicy składek zobowiązani są do przechowywania zarówno dokumentów zgłoszeniowych jak i rozliczeniowych.

Jak długo przechowywać formularze zgłoszeniowe

Dokumenty zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej i płatnika składek powinny być przechowywane przez co najmniej pięć lat. Zarówno w przypadku dokonania zgłoszenia w formie pisemnej jak i elektronicznej płatnik składek zobowiązany jest do sporządzenia kopii tego dokumentu w formie pisemnej, opatrzonej własnoręcznym podpisem osoby ubezpieczonej i w takiej formie przechowywać go u siebie.

Dłuższy termin dla dokumentów rozliczeniowych

Natomiast w przypadku dokumentów rozliczeniowych, pisemne kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te formularze płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez okres 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.